Une entreprise est tenue, légalement, de produire au besoin certains documents papiers : les archives. Cependant, si cette présentation relève donc de l’obligation, les documents papier doivent être parfaitement lisibles, ce qui n’est pas toujours le cas, pour diverses raisons. Comment procéder ?
Réfection d’archives : de quoi parle-t-on ?
Il n’est pas obligatoire, contrairement à l’archivage en lui-même, de procéder à de la réfection d’archives.
Cette décision est prise quand un chef d’entreprise se rend compte que les conditions de conservation n’étaient pas de bonne qualité et que les documents papier ont pâti de la situation. Or, il relève de l’obligation que chaque lettre ou chiffre soit lisible pour faciliter la compréhension du contenu du document et qu’il puisse servir de preuve.
Un document peut être abîmé ou illisible pour différentes raisons. En premier lieu, parce qu’il est exposé à la lumière.
Les UV en effet font pâlir l’encre des documents au fil du temps, ce qui doit obliger un professionnel à les ranger dans des boîtes ou des classeurs. Sans protection, ils risquent en outre d’accumuler de la poussière et des résidus, ce qui aura le même effet.
D’autres entreprises sont soumises à d’autres événements plus graves, au fil des années. Il n’est pas rare que les archives soient exposées à un dégât des eaux ou encore que le bâtiment connaisse un départ de feu, sans compter la présence de rongeurs.
Le papier étant un matériau très fragile, il supportera difficilement ces avaries, tout comme leur contenu.
La réfection consiste en le fait de dépoussiérer des archives et de leur apporter un traitement curatif quand des gestes préventifs n’ont pas été faits ou n’ont pas été suffisants.
Qui contacter quand on rencontre des problèmes avec ses archives ?
Quand il contemple les dizaines de milliers de documents qui s’amoncellent dans la salle des archives et ont besoin d’une sérieuse réfection pour répondre aux termes de la loi, un entrepreneur peut se sentir dépassé par l’ampleur de la tâche : non seulement, il n’a pas l’énergie et le temps pour effectuer ce travail, ni les compétences.
Passer par une société d’archivage est alors la seule solution. Ces entreprises s’occupent de tout ce qui a trait aux archives. Cela passe par le dépoussiérage, mais aussi le récolement et le tri.
En effet, de manière régulière, les archives doivent être triées pour supprimer les documents qui n’ont plus de valeur ou d’intérêt commercial ou marketing. Cela permet de gagner de la place, mais aussi surtout d’éviter les erreurs, car des documents anciens peuvent comporter des prix qui ne sont plus les bons, mentionner des personnes avec qui l’entreprise n’est plus en affaires etc…
Cette suppression, loin d’être anodine, ne doit pas permettre à une tierce personne d’exploiter le contenu des documents qui parfois contiennent des données sensibles, personnelles ou confidentielles.
Enfin, les entrepreneurs n’ont pas tous pris le temps de les classer pour les retrouver rapidement ; ce qui, dans certaines circonstances peut leur porter préjudice. Il faut alors trouver une politique de classement.
Cette réfection peut être l’occasion rêvée de procéder à la numérisation des documents (relative à la loi sur la transition numérique). Par le biais de machines de pointe, les entreprises d’archivage sont à même d’améliorer encore la lisibilité des documents, avant de procéder à la digitalisation des archives papier.
Il faut alors mettre en place une GED (Gestion Electronique des Documents) pour que les collaborateurs le cas échéant et le chef d’entreprise aient accès à tout moment aux documents afin de gagner en productivité.
Il existe ainsi différents services connexes que l’on peut demander à une société d’archivage si la réfection n’est pas le seul besoin identifié.