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L’archivage est l’action de conserver, de classer, de ranger et de stocker les vieux documents historiques et professionnels dans un but sécuritaire. C’est une opération légale et nécessaire pour les entreprises comme les services publics et qui est encadrée par quelques normes.

Les normes relatives à l’archivage

Les juridictions en vigueur requièrent un encadrement efficace pour la bonne effectivité des activités d’archivage. Ces dernières sont soumises à certaines obligations légales comme la conservation des documents, la qualité du stockage et le respect des certifications. Il existe également des indications et des règles en matière de protection numérique des données personnelles, dont les structures doivent en tenir compte.

En outre, les documents d’archives doivent bénéficier d’une protection optimale et sont soumis au droit d’attache du propriétaire légitime. De plus, les pièces d’une archive possèdent chacune une valeur juridique qu’elle soit un original ou une copie certifiée.

Par ailleurs, en cas de respect des différentes exigences, les structures peuvent bénéficier de l’État d’un cadre adéquat et sécurisé pour archiver leurs documents.

Les autres réglementations au sujet de l’archivage

Bien qu’il existe une liberté informatique sur la collecte des documents, certaines réglementations encadrent leurs conservations. Les falsifications des pièces archivées et les signatures scannées n’ont aucune valeur en archivage et sont de ce fait interdites. Pour le stockage numérique des données, il est préconisé de choisir un espace sécurisé et fiable.

De plus, la loi exige une durée « 2, 5, 10 ans » et des modalités de conservation des différents documents à archiver. Aussi, les pièces d’archive doivent être facilement consultables à tout moment et faire l’objet d’un contrôle régulier de la part de l’administration.

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